How-to: Aufgabenprofil
Manchmal ist es hilfreich, wenn vor oder während eines Projekts die zu erledigenden Aufgaben gesammelt werden. So kann der Umfang besser abgeschätzt werden. Daraus kann eine Gruppe ableiten, wer was und wie viel schon macht oder wie viele Personen es bräuchte.
Aufgabenprofil
Fragen:
- Wer übernimmt schon welche Aufgaben?
- Was sind eher unsichtbare Aufgaben?
- Welche Aufgaben entstehen in Zusammenarbeit/Kommunikation mit externen Stellen?
- Langfristige vs. kurze/akute Aufgaben
Aufgabentypen:
- Kommunikation: Terminabmachungen, Abfragen bei Teammitgliedern, Kommunikation mit externen Stellen (via. Messenger, Mail, Post, Telefon etc.)
- Ablage: Protokolle, Dateienstruktur, Übersicht
- Vorbereitung & Nachbereitung von Treffen, Aufbereitung der To-Dos
- Moderation
- Feedback & Evaluation
- Ansprechperson für verschiedene Menschen
Aufgabenverteilung:
Bei der Aufgabenverteilung ist es immer wichtig, sich als Team einen Überblick zu verschaffen, welche Aufgaben anstünden und wie viel Zeit sie binden. Danach gilt es zu fragen, wie viel Kapazität die Gruppe gesamthaft bereit ist, dem Projekt zu widmen. Demzufolge kann entschieden werden, wie viele Aufgaben umzusetzen realistisch sind. Können nicht alle Aufgaben erledigt werden, kann nach Wichtigkeit & Lust priorisiert werden.
Wenn es darum geht, was welche Aufgaben benötigen, lohnt es sich, alle dazugehörigen Punkte zu berücksichtigen und festzulegen.
Um zu entscheiden, wer welche Aufgabe übernimmt, ist es wichtig, den Blick nach innen zu richten und herauszufinden, was mensch am besten kann und am meisten Spaß macht. Entlang der eigenen Kompetenzen lassen sich Aufgaben am leichtesten erfüllen.
Mithilfe einer Kompetenzfigur können die jeweiligen Kompetenzen der Teammitglieder aufgeführt werden. Dafür wird eine Figur auf ein Blatt Papier gemalt und folgende Körperteile beschriftet:
- Kopf: Themen, Wissen, Interessen
- Mund: kommunikative Fähigkeiten/Besonderheiten (z.B. Erfahrung im Reden mit Entscheidungsträger*innen/ Kindern, argumentative Fähigkeiten etc.)
- Hand: handwerkliche Fähigkeiten (z.B. Holzarbeiten, Kochen, Texte schreiben)
- Fuß nach vorn: da möchte ich hin (das möchte ich noch lernen, aber auch Ziele)
- Fuß nach hinten: das möchte ich abgeben oder hinter mir lassen (z.B. eine Verantwortung, aber auch Unordentlichkeit etc.)
- Herz: dafür schlägt mein Herz
BEISPIEL: ARBEITSPROFIL – VERBINDUNGSSTELLE BUREAU GIACOMETTI
Position: Angestellte oder in Auftrag des*der Hauseigentümers*in
Arbeitspensum: 8h/Woche
Arbeitsort: vor Ort im Haus
Aufgaben:
1. ggü. Mieter*innen
- Anlaufstelle vor Ort für Mieter*innen bei Fragen oder persönlichen Anliegen zum Haus und/oder Mietverhältnis
- Kommunikation mit Mieter*innen im Rahmen der Sanierung (postalisch, persönlich vor Ort & über Telefon)
- Übersetzungsarbeit bei Informationsbriefen des*r Hauseigentümer*in
- Vermittlung an die zuständige Stelle der Hausverwaltung bei technischen Anliegen rund um den Zustand der eigenen Wohnung und/ oder des Hauses
- Planung und Durchführung von gemeinschaftsbildenden Aktivitäten im Haus(Sommerfest, Herbstfest, Weihnachtswünsche)
2. ggü. Eigentümer*in
- Recherchearbeiten für Eigentümer*in zum Vermietungsmodell (Durchmischung/Mietpreise)
- Verfassen von Informationsbriefen an die Mieter*innen
- Regelmäßige Update-Treffen zum Stand der Sanierungsplanungen
- Strategie zum Einbinden der Mieter*innen (Sprechstunde, Planungsworkshop für Gemeinschaftsräume)
- Herantragender Wünsche/Bedürfnisse/Sorgen der Mieter*innen
- monatliche Bürokostenabrechnung
3. ggü. Hausverwaltung
- Weiterleitung von technischen und vertraglichen Anliegen der Mieter*innen
- Austausch der Warteliste und Mieter*innenspiegel
- Regelmäßiges Update zur Stimmung im Haus
- Meldung von Mängeln am Haus
4. ggü. Quartierbüro
- Austausch vor Ort bezüglich der Sprechstunden
- Regelmäßige Feedback-/Zukunftstreffen (Koordination der beiden Stellen, Überschneidungen)
- Kontaktvermittlung in der Stadt bei konkreten Anliegen
5. nach außen
- gelegentliche Vorträge (an Hochschulen) zum Projekt
- Verfolgendes aktuellen Geschehens zum Thema Wohnen in Bern und der Schweiz
- Vernetzung und Austausch
- Beratung durch externe Expert*innen zu gewissen konkreten Themen